Personas: cómo pensar y preparar una declaración 1040 o 1040-NR
Una declaración individual no comienza con un formulario. Comienza con los hechos: quién es el contribuyente para fines fiscales, qué ingresos recibió, qué relaciones familiares existen, qué deducciones y créditos aplican, cuánto ya pagó y qué información adicional debe reportar.
Ciudadanos y residentes fiscales
Generalmente reportan ingreso mundial. La declaración reúne ingresos, ajustes, deducciones, créditos, impuestos y pagos.
Nonresident aliens
Reportan las categorías de ingreso estadounidense sujetas a impuesto. ECI y FDAP siguen reglas diferentes.
Preparar con evidencia
Cada número debe poder rastrearse a un documento, una respuesta del cliente, un cálculo y una regla aplicable.
La ecuación principal
Glosario esencial
Estos términos aparecen en los documentos, el software y las conversaciones de revisión. Aprende la idea, no solo la traducción.
- Adjusted Gross Income (AGI)
- Ingreso bruto menos ciertos ajustes permitidos. Es la base de muchos límites y créditos.
- Taxable income
- AGI menos la deducción estándar o las deducciones detalladas y otras deducciones aplicables.
- Tax liability
- Impuesto calculado antes de compararlo con retenciones y otros pagos.
- Refund
- Exceso de pagos y créditos reembolsables sobre el impuesto total. No es un regalo ni una medida de que la declaración esté bien preparada.
- Balance due
- Cantidad pendiente cuando el impuesto total supera los pagos y créditos reembolsables.
- Filing status
- Estado civil tributario. Define tasas, deducción estándar y varias reglas de elegibilidad.
- Dependent
- Persona que cumple una prueba legal como qualifying child o qualifying relative. Dar apoyo económico por sí solo no basta.
- Gross income
- Total de ingresos incluidos antes de ajustes y deducciones.
- Earned income
- Ingreso por trabajo, como salarios o ganancias netas de autoempleo.
- Unearned income
- Ingreso que no proviene del trabajo, como intereses, dividendos y ciertas ganancias de inversión.
- Ordinary income
- Ingreso sujeto a tasas ordinarias, salvo que una regla específica le dé otro tratamiento.
- Capital gain
- Ganancia por vender un activo de capital. Puede ser short-term o long-term según el periodo de tenencia.
- Basis
- Inversión fiscal en un activo. La ganancia o pérdida suele comenzar con proceeds menos adjusted basis.
- Adjustment to income
- Deducción que reduce gross income para llegar al AGI, aunque el contribuyente no detalle deducciones.
- Standard deduction
- Cantidad fija según filing status y otros factores. Se compara con itemized deductions.
- Itemized deductions
- Deducciones de Schedule A que sustituyen la deducción estándar cuando son permitidas y convienen.
- Nonrefundable credit
- Reduce el impuesto hasta cero, pero normalmente no crea por sí solo un reembolso adicional.
- Refundable credit
- Puede generar reembolso aun después de reducir el impuesto a cero.
- Withholding
- Impuesto retenido durante el año por un empleador, pagador u otra parte.
- Estimated tax
- Pago periódico de impuesto cuando la retención no cubre la obligación esperada.
- SSN
- Social Security Number. Es información personal crítica y no se comparte fuera de los canales autorizados.
- ITIN
- Individual Taxpayer Identification Number emitido para ciertos fines fiscales cuando la persona no es elegible para SSN.
- Resident alien
- Extranjero tratado como residente fiscal de Estados Unidos, normalmente por green card test o substantial presence test.
- Nonresident alien (NRA)
- Extranjero que no cumple las pruebas de residencia fiscal o que aplica una excepción válida.
- ECI
- Effectively Connected Income, ingreso conectado con una actividad comercial o negocio en Estados Unidos.
- FDAP
- Fixed, Determinable, Annual or Periodical income estadounidense que no es ECI; suele estar sujeto a retención bruta, salvo tratado u otra regla.
- Tax treaty
- Tratado que puede modificar el tratamiento federal de ciertos ingresos. Debe verificarse artículo, residencia y requisitos de divulgación.
- Schedule
- Anexo que desarrolla una parte del Form 1040, como Schedule A, B, C, D, E, SE, 1, 2 o 3.
¿Form 1040 o Form 1040-NR?
No se elige por nacionalidad, visa, dirección postal ni por dónde vive la familia. Primero se determina el estatus fiscal del año.
Ciudadano estadounidense
Generalmente presenta Form 1040 y reporta ingreso mundial, aunque viva fuera de Estados Unidos.
Green card test
Una persona suele ser resident alien si fue lawful permanent resident en algún momento del año, sujeto a reglas de inicio o terminación de residencia.
Substantial presence test
Exige al menos 31 días en el año actual y 183 días ponderados durante tres años, antes de considerar exclusiones y excepciones.
Substantial presence test
Calculadora de práctica
Esta calculadora enseña la fórmula básica. No evalúa días excluidos, closer connection, treaty positions ni dual-status.
Cómo se grava cada grupo
| Tema | 1040, ciudadano o residente | 1040-NR, nonresident alien |
|---|---|---|
| Alcance del ingreso | Generalmente ingreso mundial | Ingreso estadounidense sujeto a impuesto bajo las reglas aplicables |
| ECI | Se integra con el resto de los ingresos | Se grava sobre base neta a tasas graduadas |
| FDAP no conectado | Se integra según su naturaleza | Generalmente 30% sobre base bruta o tasa menor por tratado |
| Deducción estándar | Disponible si se cumplen las reglas | Generalmente no disponible, con excepciones limitadas |
| Filing status | Puede incluir MFJ, HOH y otros si califica | Opciones limitadas; normalmente no MFJ ni HOH |
Filing status y dependientes
Esta parte cambia tasas, deducciones y créditos. Nunca la decidas solo por lo que marcó el cliente el año anterior.
Single
No está casado al cierre del año o se considera no casado bajo una regla aplicable.
Married Filing Jointly
Los cónyuges presentan una sola declaración y asumen responsabilidad conjunta, salvo alivios específicos.
Married Filing Separately
Cada cónyuge presenta por separado. Varias deducciones y créditos se limitan o dejan de aplicar.
Head of Household
Requiere ser no casado o considerado no casado, pagar más de la mitad del costo del hogar y tener una qualifying person.
Qualifying Surviving Spouse
Puede permitir tasas conjuntas por un periodo limitado después del fallecimiento del cónyuge si se cumplen todos los requisitos.
Cónyuge nonresident alien
Requiere analizar MFS, posibles elecciones para tratar al cónyuge como residente y sus consecuencias sobre ingreso mundial y reportes.
Qualifying child y qualifying relative
| Prueba | Qualifying child | Qualifying relative |
|---|---|---|
| Relación | Hijo, hermano o descendiente permitido | Relación permitida o miembro del hogar bajo las reglas |
| Edad | Prueba de edad, estudiante o discapacidad | No usa la misma prueba de edad |
| Residencia | Generalmente más de la mitad del año | Depende de relación o miembro del hogar |
| Apoyo | El hijo no provee más de la mitad de su propio apoyo | El contribuyente provee más de la mitad del apoyo |
| Ingreso bruto | No es la prueba principal | Debe estar debajo del límite anual aplicable |
Ingresos y documentos
El trabajo no consiste en copiar formularios. Consiste en confirmar que la historia económica del cliente está completa y que cada documento llegó a la línea correcta.
Trabajo
W-2, W-2G y propinas. Revisa salarios, withholding, state wages y múltiples estados.
Inversiones
1099-INT, 1099-DIV y 1099-B. Separa taxable y tax-exempt, ordinary y qualified, proceeds y basis.
Retiro
1099-R, SSA-1099. Revisa taxable amount, rollover, IRA basis, edad y códigos de distribución.
Negocio
1099-NEC, 1099-K, efectivo. Los documentos no sustituyen los libros ni el análisis de gastos.
Bienes raíces
Rentas, regalías, venta de vivienda y K-1. Puede requerir Schedule E, D, Form 8949 o Form 4797.
Educación y salud
1098-T, 1099-Q, 1099-SA, 5498-SA. Coordina distribuciones con gastos elegibles.
Pass-through
K-1 de 1065, 1120-S o 1041. Revisa basis, at-risk, actividad pasiva y state K-1.
Otros
Cancelación de deuda, premios, gambling, crypto, alimony bajo reglas aplicables y cualquier ingreso sin formulario.
Regla de conciliación
- Compara documentos recibidos con el prior year y con el organizer.
- Pregunta por cuentas, empleadores, estados, negocios, propiedades y transacciones nuevas.
- Compara con Wage and Income Transcript cuando esté disponible y sea apropiado.
- Busca ingresos sin formulario: efectivo, plataformas, ventas, activos digitales y fuentes extranjeras.
- Documenta diferencias, duplicados, corrected forms y estimaciones autorizadas.
AGI, ajustes y deducciones
Ajustes que reducen el AGI
Retirement y salud
IRA deductible, HSA y planes de retiro para self-employed, sujetos a elegibilidad y límites.
Trabajo y educación
Parte deducible de SE tax, student loan interest y educator expenses, entre otros.
Otros ajustes
Penalty on early withdrawal, alimony bajo acuerdos anteriores a 2019 cuando aplique y otros ajustes de Schedule 1.
Standard deduction vs. itemized deductions
Deducción estándar 2025
| Single o MFS | $15,750 |
| MFJ o Qualifying Surviving Spouse | $31,500 |
| Head of Household | $23,625 |
Puede cambiar por edad, ceguera, dependencia y otras reglas.
Schedule A
Puede incluir gastos médicos sobre el umbral, ciertos impuestos estatales y locales, mortgage interest permitido, contribuciones caritativas y otras partidas autorizadas.
Compara ambas opciones y conserva soporte.
Schedule 1-A para 2025
Práctica numérica
Una contribuyente tiene gross income de $92,000, ajustes permitidos de $4,000 y una deducción de $15,750. ¿Cuál es su AGI y taxable income?
Créditos fiscales
Una deducción reduce ingreso. Un crédito reduce impuesto. Esa diferencia debe quedar clara antes de revisar elegibilidad.
CTC, ACTC y ODC
Para 2025, el Child Tax Credit puede alcanzar $2,200 por qualifying child y hasta $1,700 puede ser refundable, sujeto a todas las reglas. ODC cubre ciertos dependientes que no califican para CTC.
Earned Income Tax Credit
Es refundable y depende de earned income, AGI, filing status, hijos elegibles, inversión y otras pruebas. Exige due diligence reforzada.
AOTC y LLC
AOTC puede alcanzar $2,500 por estudiante elegible y hasta $1,000 puede ser refundable. Lifetime Learning Credit sigue reglas diferentes.
Child and Dependent Care
Ayuda con ciertos gastos de cuidado que permiten trabajar o buscar trabajo. Requiere proveedor, gastos elegibles y qualifying person.
Premium Tax Credit
Coordina Form 1095-A con Form 8962. Los advance payments deben reconciliarse con ingreso y familia reales del año.
Foreign Tax Credit
Busca reducir doble tributación sobre ingreso extranjero cuando se cumplen las reglas. Puede requerir Form 1116 y análisis por categoría.
Schedule C, SE tax y pagos estimados
Un cliente puede tener negocio aunque no tenga LLC, oficina, empleados ni 1099. La pregunta es si realizó una actividad con intención de ganancia y cuál fue su ingreso neto.
Schedule C
Gross receipts menos cost of goods sold menos ordinary and necessary expenses produce net profit or loss. Los libros mandan; un 1099-NEC no es el estado de resultados.
- Separar gastos personales y de negocio.
- Revisar vehicle, home office, meals y depreciation.
- Conciliar 1099-K, 1099-NEC, depósitos y efectivo.
- Considerar QBI, hobby loss y at-risk cuando aplique.
Schedule SE
El SE tax cubre Social Security y Medicare. Generalmente aplica cuando net earnings from self-employment son $400 o más.
Net earnings: $40,000 × 92.35% = $36,940
SE tax: $36,940 × 15.3% = $5,651.82
Ajuste por la mitad: $2,825.91
Pagos estimados
El sistema federal es pay-as-you-go. Si no hay suficiente withholding, puede ser necesario pagar mediante Form 1040-ES. Las fechas regulares son abril 15, junio 15, septiembre 15 y enero 15 del año siguiente, sujetas a fines de semana, feriados y reglas especiales.
Intereses, dividendos y ganancias de capital
Interest
1099-INT puede incluir taxable interest, tax-exempt interest y penalidades. Schedule B puede ser necesario por cantidad o preguntas extranjeras.
Dividends
Ordinary dividends y qualified dividends no son iguales. Qualified dividends pueden usar tasas de capital gain si cumplen periodo de tenencia y otros requisitos.
Sales
1099-B aporta proceeds y, a veces, basis. Las ventas se concilian en Form 8949 y Schedule D. Wash sales, basis adjustments y lotes faltantes requieren atención.
Short-term y long-term
| Periodo de tenencia | Carácter general | Tasa |
|---|---|---|
| Un año o menos | Short-term capital gain o loss | Tasas ordinarias |
| Más de un año | Long-term capital gain o loss | Tasas preferenciales cuando aplican |
Ingreso extranjero y reportes internacionales
Lo internacional no es un anexo final. Debe detectarse desde la entrevista porque puede cambiar el alcance del ingreso, los formularios, la fecha de presentación y las penalidades.
Ciudadano o resident alien
Generalmente reporta ingreso mundial. Después se analiza foreign tax credit, foreign earned income exclusion, tratados, source, currency conversion y reportes informativos.
Nonresident alien
Separa ECI de FDAP no conectado. Revisa source, withholding, treaty rate, Schedule NEC, Schedule OI, Forms 1042-S, 8805 y 8288-A.
Preguntas obligatorias de entrevista
- ¿Tuvo cuentas financieras o firma sobre cuentas fuera de Estados Unidos?
- ¿Recibió ingreso, pensión, salario, renta o dividendos extranjeros?
- ¿Fue dueño, officer, director, socio o beneficiario de una entidad extranjera?
- ¿Recibió regalos o herencias de personas extranjeras?
- ¿Tuvo trusts extranjeros, fondos, seguros con valor en efectivo o activos virtuales?
- ¿Pagó impuesto a otro país?
- ¿Cambió su ciudadanía, green card o residencia fiscal?
| Tema | Formulario o reporte posible | Idea principal |
|---|---|---|
| Foreign tax credit | Form 1116 | Crédito por ciertos impuestos extranjeros, separado por categorías. |
| Foreign earned income | Form 2555 | Exclusión o housing amounts si se cumplen tax home y presencia o residencia. |
| Foreign bank accounts | FBAR, FinCEN Form 114 | Reporte separado de la declaración; no es un formulario del IRS. |
| Specified foreign financial assets | Form 8938 | Se adjunta a la declaración cuando aplican sus umbrales y reglas. |
| Foreign corporations, partnerships o trusts | 5471, 8865, 8858, 3520 y otros | Requiere análisis especializado; las penalidades pueden existir sin impuesto. |
Proceso completo de preparación
- Identifica al contribuyente. Nombre legal, SSN o ITIN, fecha de nacimiento, dirección, residencia fiscal y estados involucrados.
- Compara con el año anterior. Filing status, dependientes, empleadores, negocios, inversiones, propiedades, carryovers y elecciones.
- Organiza documentos. Marca faltantes, corregidos, duplicados y diferencias con transcripts o libros.
- Define filing status y dependientes. Documenta las pruebas, no solo la conclusión.
- Ingresa todos los ingresos. Concílialos por pagador, categoría, estado y moneda.
- Calcula ajustes y deducciones. Compara standard e itemized y revisa limitaciones.
- Evalúa créditos. Aplica due diligence y prepara los anexos necesarios.
- Revisa impuestos adicionales. SE tax, NIIT, AMT, Additional Medicare, early distributions y otros.
- Concilia pagos. Withholding, estimates, extensions, prior-year applied y créditos.
- Revisa estados e internacional. Resident, nonresident, part-year, foreign accounts y formularios informativos.
- Corre diagnostics. Lee cada diagnóstico, incluso los informativos, y resuelve o documenta.
- Revisión final. Compara con documentos, prior year, workpaper y lógica económica antes de entregar para revisión de CPA.
Revisión analítica
¿Tiene sentido?
Ingreso, withholding, refund, dependientes y negocio deben contar una historia coherente.
¿Qué cambió?
Compara contra prior year y explica variaciones grandes, no solo las observes.
¿Qué falta?
Busca documentos esperados, carryovers, states, elections y preguntas sin responder.
Formularios de Personas anotados
Selecciona un formulario y toca los puntos para ver qué información contiene, dónde suele llegar y qué revisión necesita.
Práctica interactiva
Resuelve cada caso con calma. El objetivo es justificar el tratamiento, no adivinar rápido.
1. Calcula el resultado de la declaración
El tax total después de créditos es $9,200. El contribuyente tiene $7,500 de federal withholding, $1,200 de estimated payments y un refundable credit de $900. ¿Cuál es el refund o balance due?
2. Calcula una ganancia
Proceeds: $27,500. Adjusted basis: $19,000. La inversión se mantuvo 18 meses. ¿Cuál es la ganancia?
3. Encuentra el error
4. Clasifica el documento
Evaluación de Personas
Doce preguntas. Se aprueba con 80%. Puedes repetirla. No tiene cronómetro.
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